سیستم مدیریت محتوا (cms) چیست ؟
Friday, 8 February 2013، 01:00 AM
سیستم مدیریت محتوا (cms) چیست ؟
نرم‌افزار مدیریت محتوا یا Content Management System برنامه‌ای است که بطور کامل از ایجاد، مدیریت و بروزرسانی یک وب‌سایت پشتیبانی میکند و تمام ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت یک سایت را دارا می‌باشد. CMS چرخه زندگی یک صفحه وب را از ایجاد و بروزرسانی تا انقراض آن در بر می‌گیرد. CMS همچنین دارای قابلیت مدیریت ساختار سایت، شیوه نمایش صفحات و ارتباط آنها با منوها می‌باشد...
در واقع طراح اولیه سایت یکبار سیستم CMS را طراحی میکند و تعدادی قالب آماده برای صفحات طراحی کرده و آن را روی سایت شما نصب میکند .و حال شما براحتی میتوانید صفحات دیگری را به آن کم یا اضافه یا ویرایش کنید .
اگر بخواهیم ساده صحبت کنیم می توانیم بگوییم که یک سامانه مدیریت محتویات ، سامانه ای است که محتویات را مدیریت می کند.گرچه دقیقاْ این عملکردی است که از معنای ظاهری آن برداشت می شود ولی همین موضوع باعث ایجاد سوء تفاهمات زیادی برای خریداران چنین سیستم هایی شده است.
مفهوم و نقش این سامانه ها در تلقی و برداشت هایی که به سادگی از نام آن صورت می گیرد به اندازه ای آن را مبهم کرده است که عرصه برای محصولات مختلفی که هر یک خود را یک سیستم مدیریت محتویات می نامند باز شده است.
برای آنکه کاملاْ متوجه شویم که کاری که یک سامانه مدیریت محتویات انجام می دهد چیست.باید ابتدا منظور خود را از "محتویات" تعریف کنیم و بدانیم از مدیریتی که این نوع سامانه ها انجام می دهند چه چیزی عایدمان می شود و در نهایت اینکه برداشت ما از واژه سامانه چیست.
زمانی که محتویاتی را که می خواهید مدیریت کنید بشناسید می توانید از میان هزاران محصول گزینه مورد نظر خود را پیدا کنید و فریب تبلیغات فروشندگان را نخورید.
** بخش اول
محتویات چیست؟
محتویات در اصل هر واحد از اطلاعاتی است که به صورت دیجیتال عرضه شود که می تواند متن،عکس، گرافیک،فیلم ، صوت، سند یا هر چیز مشابه دیگری باشد.به عبارت دیگر هر چیزی که به صورت الکترونیکی قابل مدیریت باشد.
مدیریت محتویات چیست؟
مدیریت محتویات در واقع مدیریت مؤثر محتویاتی است که در بالا توضیح داده شد که در واقع با تکیه بر قوانین، پردازش ها و یا روند ها و پروسه های کاری صورت بگیرد و در نهایت انباره الکترونیکی محتویات کاملاْ مدیریت شده به نظر برسد.
سامانه مدیریت محتویات چیست؟
سامانه یا سیستم به تنهایی می تواند به عنوان ابزار یا مجموعه ای از ابزار ها تعریف شود که به صورت مؤثر و کارآمد بر مبنای مدیریت اجزا ، تولید خروجی مورد نظر را تسهیل می کند.
با ترکیب سه مورد بالا می توانیم بگوییم :
سامانه مدیریت محتویات ابزاری است که قابلیت ایجاد ، ویرایش ، مدیریت و در نهایت ارسال و انتشار (publish) محتویات را در ساختار های مختلف (مانند متن،عکس، گرافیک،فیلم ، صوت، سند و ...) برای گروه های مختلف متخصص و غیر متخصص فراهم می کند، بطوریکه محتویات الکترونیکی تحت فشار مجموعه ای از قوانین، پردازش ها و پروسه های کاری اعتبار و ساختاری منسجم پیدا کنند.
سامانه مدیریت محتویات عموماْ از دو عنصر تشکیل شده است :
* ابتدا نرم افزار مدیریت محتویات (CMA)
* سپس نرم افزار تحویل محتویات (CDA)
نرم افزار مدیریت محتویات (CMA) به سامانه یا به نویسنده ای که HTML نمی داند این اجازه را می دهد تا محتویات را بدون داشتن تخصص در طراحی سایت ، ایجاد ، اصلاح ، یا حذف کند و نرم افزار تحویل محتویات (CDA) ، این داده ها را ترجمه و تبدیل می کند و از آنها برای به روز رسانی سایت استفاده می کند.
قابلیت هایی که توسط سامانه های مدیریت محتویات ارائه می شوند مختلف اند، اما اکثر آنها قابلیت های انتشار - بر مبنای صفحه کنترل مبتنی بر وب (Web-based publishing ) - ، مدیریت ساختار، کنترل بر تجدید نظر ، فهرست سازی ،جستجو و بازیابی را شامل می شوند.
قابلیت ارسال تحت وب به افراد این اجازه را می دهد تا از الگو ها یا مجموعه ای از الگو های مورد توافق سازمان مانند دستیار ها (Wizards) و دیگر ابزارها برای ایجاد یا اصلاح محتویات استفاده کنند.
قابلیت مدیریت ساختار این اجازه را می دهد تا اسناد الکترونیکی و اسناد کاغذی اسکن شده بتوانند ساختار HTML یا اسناد قابل انتقال (PDF) را به خود بگیرند.
قابلیت کنترل بر تجدید نظر این امکان را برای محتویات ایجاد می کند تا با جدیدترین ویرایش به روز رسانی یا جایگزین ویرایش قبلی شوند. همچین این قابلیت می تواند تغییراتی را نیز که تا به حال بر روی محتویات صورت گرفته ردیابی کند.
قابلیت های دیگر فهرست سازی ،جستجو و بازیابی هستند. یک سامانه مدیریت محتویات تمامی داده ها را در سازمان فهرست می کند.سپس افراد می توانند برای جستجوی موضوع مورد نظر خود از کلید واژه ها استفاده کنند و سامانه مدیریت محتویات می تواند محتویات فهرست شده را بازیابی کند.
یک سامانه مدیریت محتویات همچنین ممکن است ابزار هایی را برای بازاریابی یک به یک (One-to-one Marketing) فراهم کند. این روش بازاریابی قابلیتی است که به وسیله آن سایت می تواند محتویات و تبلیغات خاص هر کاربر را به وی ارائه دهد این کار با توجه به اطلاعات در یافتی از کاربران در زمان عضویت صورت می گیرد.همچنین این اطلاعات با توجه به رفتار کاربر بر روی سایت و الگوی استفاده وی از صفحات و امکانات سایت قابل جمع آوری خواهد بود.
قبل از سرمایه گذاری سازمان بر روی یک سامانه مدیریت محتویات دو عامل باید مورد توجه قرار گیرد.اندازه و پراکندگی سازمان .مخصوصاْ زمانی که واحد های سازمان در کشور های مختلف گسترده اند این موضوع بسیار حائز اهمیت است.برای این سازمان ها انتقال به روی پورتال سخت تر است. ثانیاْ تنوع و گوناگونی ساختار های داده مورد استفاده در سازمان باید مورد توجه قرار بگیرد.اگر گوناگونی اسناد سازمان زیاد باشد و به طور مثال انواع گوناگونی از گرافیک، عکس، صوت و متن را شامل شود مدیریت محتویات مشکل تر خواهد بود.
چرا شما یک CMS لازم دارید ؟
اگر سایت شما هر چند وقت یکبار (مثلا هر دو هفته) به روز میشود میتوانید بجای اینکه هر بار به یک شرکت طراحی وب مراجعه کنید ، خودتان با نصب یکی از این برنامه های مدیریت محتوا ، تغییراتتان را روی سایت اعمال کنید .
اگر شما سایت خود را اصلا بروز نمیکنید ، باید کم کم به فکر بیافتید ، چون بیننده های شما وقتی همیشه با یک صفحه همیشگی روبرو شوند کم کم شما را فراموش میکنند ، چون چیز جدیدی برای عرضه ندارید .
یک CMS چه امکاناتی دارد ؟
طیف وسیعی از امکانات . اکثر CMS ها در ورژن های مختلف و با قابلیت های مختلف به بازار عرضه میشوند . البته قابلیت بروز کردن اطلاعات در همه مشترک است اما قابلیت های ویژه دیگری دارند که با قیمت های مختلف بشما پیشنهاد میدهند . از جمله:
1- مدیریت اطلاعات فرستاده شده توسط کاربران و تایید اطلاعات
2- چند زبانه بودن
3- ایجاد نقشه سایت داینامیک
4- امکان ایجاد تجارت الکترونیک یا فروشگاه مجازی
5- ایجاد فرم برای دریافت اطلاعات کاربران
6- بهینه سازی تصاویر آپلود شده
7- ایجاد و بروز کردن متا تگ ها
8- امکان جستجو در مطالب سایت
9- امنیت بیشتر
10- گزارش آمار بازدید از صفحات
11- و ....
استفاده از CMS بجای روش قدیمی صفحات ثابت از لحاظ تجاری و اقتصادی مزایای بسیار زیادی دارد از جمله:
صرفه‌جویی در زمان برای ایجاد و بروزرسانی صفحات وب
سازگاری و استحکام بیشتر
راهبری (navigation) پیشرفته
انعطاف‌پذیری بیشتر
کنترل نامتمرکز سایت
امنیت بالاتر وب‌سایت
کاهش ورود اطلاعات تکراری
کاهش چشمگیر هزینه‌های نگهداری
در زیر برخی قابلیتهایی که برای یک CMS لازم است و حتما قبل از اتخاذ تصمیم نهایی برای استفاده از آن باید در نظر گرفته شود آمده است:
چه سرویس ها و خدماتی ارائه میکند. مثلا برای تهیه backup مرتب از مطالب.
محدودیتهای سخت‌افزاری و شبکه.
سیستمهای عاملی که CMS با آنها سازگار است.
از چه web-server هایی پشتیبانی میکند؟
CMS از چه مرورگرهایی پشتیبانی میکند؟
امکان ورود و خروج اطلاعات از سیستم به برنامه دیگر چگونه است؟
راهنما و document های ارائه شده چقدر نیاز شما را برای تماس با بخش پشتیبانی کاهش می‌دهد؟
آبا شرکت پشتیبانی 24 ساعته و موثر برای مشکلات احتمالی دارد؟
آیا قابلیت جستجوی مطالب برای بازدیدکننده وجود دارد؟
چه مهارتهایی برای operator الزامی است تا بتواند سایت را مدیریت کند؟
آیا امکان گسترش قابلیتهای نرم‌افزار وجود دارد؟
چه تضمینی برای امنیت مطالب شما روی سایت ارائه میشود؟
آیا نرم‌افزار کاملا تحت وب است و قابلیت کنترل غیر متمرکز را دارد؟
امکان تغییر واسط کاربری با طرح گرافیکی به راحتی وجود دارد؟
آیا امکان ثبت سوابق وب دارد؟
چرا انواع مختلفی از سامانه های مدیریت محتویات موجود است؟
اگر هر ذره ای از اطلاعات که به صورت دیجیتال در سازمان ذخیره شده باشد را بتوان محتویات نامید ، آنگاه هر نرم افزاری مانند"ابزار های مدیریت دارایی" می تواند یک سامانه مدیریت محتویات نامیده شود. درست همانطور که یک "سامانه مدیریت اسناد" می تواند سامانه مدیریت محتویات باشد ، و یا همینطور ابزار های مدیریت محتویات وب نیز یک CMS خواهند بود.
متاسفانه هر فروشنده ای مدیریت محتویات را از زاویه محصول خود می بیند، این موضوع را به همراه این واقعیت در نظر داشته باشید که در آنچه که از آن به عنوان "مدیریت محتویات سازمان" نام برده می شود، راه حل ها نبایستی تنها برای مدیریت یک نوع از محتویات تعبیه شده باشند. بنابر این، این محصولات تنها از محتویات در یک قالب مثل دارایی های الکترونیکی ،اسناد، مدیریت محتویات وب و ... نگهداری می کنند.
حال اگر فروشندگانی که دامنه مدیریت محتویات را در محصولاتشان بیشتر کرده اند و چند نوع مختلف از محتویات را پشتیبانی می کنند را نیز به این معادله بیافزاییم، (که البته در حقیقت این کار را هم درست انجام نمی دهند وحتی آب را بیشتر گل آلود می کنند)، آنگاه احتمالاْ خودتان را به خاطر انواع سوء تفاهماتی که درگیر آن بودید سرزنش نمی کنید.
CMS های اطلاعاتی:
این سیستم ها معمولا کار طراحی صفحات سایت را انجام نمیدهند . بلکه کارشان مدیریت اطلاعات یک سایت است . امکاناتی که این سیستم ها دارند تقریبا بشرح زیر است :
1- امکان فرستادن اطلاعات به سایت توسط چند کاربر
2- آرشیو بندی اتوماتیک اطلاعات بر اساس تاریخ و موضوع
3- ایجاد امکان جستجو در اطلاعات قبلی
4- ایجاد لینک دائم برای هر مطلب و متا تگ برای آن
5- و امکانات جانبی دیگر مثلا ایجاد یک صفحه بعنوان لینکستان و ...
** بخش دوم :
در این بخش به جزئیات و ویژگی های مهم و کلیدی سیستم های مدیریت محتوا میپردازیم. این ملزمات به 5 شاخه کلی تقسیم بندی شده اند که به شرح تفصیلی آنها می پردازیم:
1- ایجاد محتوا
2- مدیریت محتوا
3- انتشار
4- نمایش
5- قرارداد و داد و ستد
1- ایجاد محتوا: قابلیتی است که مؤلفین آثار (نویسندگان محتوا) برای استفاده از CMS به آن نیازمندند.
ملزومات این بخش عبارتند از:
محیط تألیف یکپارچه
سیستم مدیریت محتوا باید محیط قدرتمند و یکپارچه ای را برای مؤلفین آثار فراهم آورد. بدین ترتیب مؤلفین می توانند از امکانات گسترده جهت ایجاد محتوا در CMS استفاده نمایند.
جداسازی محتوا و محیط نمایش آن
ایجاد فرمت های مختلف نشر بدون جداسازی محتوا و محیط نمایش آن امکان پذیر نمی باشد. تألیف باید بر مبنای شیوه ها به گونه ای بوده که قالب نوشته ها در هنگام انتشار بر روی محتوا پیاده سازی گردد.
تألیف چند کاربری (Multi-user)
CMS شمال چندین مؤلف می باشد. امکاناتی نظیر قفل رکورد ها (Record Locking) موجب پیشگیری از برخورد و تداخل تغییرات در محتوا بهنگام ویرایش محتوا می گردد.
تک منبع کردن (استفاده مجدد از محتوا)
یک صفحه و یا حتی یک پاراگراف ممکن است بارها در متون مختلف استفاده شده و یا به گروه های مختلف کاربری نمایش داده شود.
این یکی از ملزومات نمایش محتوا در سکو های مختلف نظیر اینترانت و اینترنت از یک منبع واحد می باشد.
ایجاد Metadata
قرار دادن Metadata (ایجاد کننده، موضوع، کلمات کلیدی و ...) بهنگام مدیریت یک منبع اطلاعات بزرگ امری حیاتی است.
لینک سازی قدرتمند
مؤلفین لینک ها (پیوند های) متعددی را بین صفحات مختلف ایجاد می نمایند که این پیوند ها باید در برابر بازسازی و گسترش ساختار سیستم پایدار باشد.
تألیف غیر فنی
مؤلفین نباید برای ایجاد محتوا به دانستن HTML یا اطلاعات فنی نیاز داشته باشند.
استفاده آسان - راندمان بالا
یک CMS موفق، سیستمی است که ایجاد، سازماندهی و مدیریت محتوا در آن آسان باشد.
2- مدیریت محتوا: هسته اکثر سیستم های مدیریت محتوا یک انبار مرکزی اطلاعات است که توسط ابزار متعددی جهت ویرایش محتوا پشتیبانی می گردد.
ملزومات این بخش عبارتند از:
کنترل نسخه (Version) و آرشیو محتوا
کنترل اکید نسخه محتوا برای ایجاد اعتبار قانونی، تهیه نسخه های پشتیبانی و بازیافت اطلاعات الزامی است. رابطی ساده اما قدرمتند جهت ارائه چنین امکاناتی مورد نیاز می باشد.
بهبود جریان محتوا بین کاربران (Workflow)
ایجاد محتوای نامتمرکز وابستگی شدید به یک مدل قدرتمند "بهبود جریان انتقال محتوا از یک کاربر به کاربر دیگر" دارد که به راحتی سفارشی سازی شده و در برابر تغییرات درون سازمانی انعطاف پذیر باشد.
-- نیازهای مؤلفین خو را درک کنید، چراکه آنها هستند که عمده کارهای سخت را انجام می دهند.
امنیت
سطوح امنیتی مناسب و متعدد و بازرسی های دنباله دار (فرآیندهای قابل پیگیری بعد از انتشار یا ایجاد تغییرات) جهت حفاظت از یکپارچگی محتوا مورد نیاز است.
قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
یک سیستم مدیریت محتوا عموماً تنها یکی از سیستم هایی است که جهت نمایش اطلاعات بر روی اینترانت یا سایت اینترنتی استفاده می گردد.
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی تنها زمانی می تواند موفق باشد که قابلیت یکپارچه سازی کامل و شفاف با دیگر سیستم های سازمانی را داشته باشد.
مکانیزم های حصول این شرایط بطور شفاف مستند سازی شده و بر پایه استاندارد های معتبر صنعت بنا نهاده شده باشد.
گزارشگیری
یک CMS باید گستره وسیعی از گزارش ها را برای مدیران و کاربران ارائه نماید. در حالت ایده آل یک سیستم مدیریت محتوا باید کلیه وقایع را به محض وقوع گزارش دهد.
-- یک CMS با گسترش سازمانی در صورت عدم اطلاع و دخالت کلیه سهامداران از ابتدای امر حتماً متوقف خواهد شد.
3 و 4 - انتشار و نمایش: موتور نشر CMS، محتوای ذخیره شده در انبار مرکزی اطلاعات را بازیابی کرده و صفحات نهایی را جهت نمایش تولید می نماید.
ملزومات این بخشها عبارتند از:
Stylesheets یا صفحات قالب بندی
ظاهر نمایش توسط صفحات قالب بندی کنترل می گردد. استفاده از این نوع صفحات قابلیت توسعه و انعطاف پذیری ایجاد می نماید.
قالب صفحات
آرایش کلی صفحات از طریق قالب ها تعیین می گردد. بطور ایده آل یک رابط غیر فنی برای طراحی و مدیریت قالب ها باید ایجاد شود.
توسعه پذیری
درج "ریزکدها" (Snippets) یا معادل آنها جهت ایجاد کارکرد های اضافی باید کار ساده ای باشد. CMS باید فرآیند "بهبود پیوسته" (Continual Improvement) را در طراحی رابط ها پشتیبانی کند.
پشتیبانی از فرمت های متعدد
CMS باید محتوا را به فرمت های متعدد نظیر HTML، نسخه چاپی، PDF و WAP (فرمت پشتیبانی شده توسط دستگاه هایی نظیر PDA و تلفن های همراه) منتشر کند و نیز قابلیت افزودن فرمت های جدید با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم را داشته باشد.
شخصی سازی
بسته به سطح دسترسی کاربران و یا Metadata محتوا، اطلاعات متفاوتی نمایش داده می شود. البته این بخش بیشتر در مورد پورتال های بزرگ سازگار است.
آمار استفاده
CMS باید آمار جامعی از مراجعات نظیر صفحات محبوب، مراجعات روزمره و استفاده از جستجو را جمع آوری نموده و نمایش دهد.
این اطلاعات میزان موفقیت سایت را مشخص نموده و موضوعات و چگونگی استفاده از سایت را شناسایی می نماید.
قابلیت دسترسی
CMS باید از استانداردهایی نظیر WAI مخفف W3C Web Accessibility Initiative پیروی کند.
پشتیبانی مرورگرها
صفحات باید بطور صحیح در تمامی مرورگرهای وب نظیر Internet Explorer, Firefox, Netscape, Opera و ... نمایش داده شوند.
نیز باید مشخص شود که CMS با کدام نسخه های مرورگرها سازگاری کامل دارد.
کارکرد محدود (سمت کاربر)
ممکن است بخواهید تکنولوژی های سمت کاربر نظیر Java, JavaScript, Flash و غیره را که برای نمایش سایت مورد نیاز هستند را محدود کنید. توجه این امر در مورد یک سایت نسبت به یک ایرنترانت از اهمیت بالاتری برخوردار است.
سرعت
حجم صفحه باید طوری تنظیم شود که زمان بارگذاری آن برای کاربر قابل قبول باشد، به عبارتی زمان انتظار طوری باشد که کاربر خسته نشود.
HTML معتبر
کلیه صفحات باید با جدیدترین مشخصات و استاندارد های HTML سازگاری داشته باشند. این امر موجب می گردد تا بیشترین سازگاری نمایش در بین مرورگرهای وب حاصل گردد.
ناوبری مؤثر
CMS باید شرایط پایدار و فراگیر جهت ناوبری آسان سیستم برای کاربران فراهم آورد.
داده های نمادین (Metadata)
کلیه صفحات باید جهت جستجو و فهرست سازی مؤثر دارای Metadata کافی باشند. درج Metadata نیز باید بر پایه استاندارد هایی نظیر Dublin Core صورت پذیرد.
نکته: علاوه بر هزینه مالی، بهای یک CMS شامل تواناییها و منابع نیروی انسانی و زمان مورد نیاز در سازمان شما می باشد.
5- قرارداد و داد و ستد: ملزومات مدیریت پروژه و داد و ستد نیز باید توسط CMS برآورده شوند.
ملزومات کلیدی این بخش عباتند از:
آموزش
فروشنده باید لیستی از کلیه آموزش های موجود و خدمات آموزشی خود در خصوص CMS را ارائه کند.
مستندات
CMS باید مستندات کامل در سطوح کاربران، مدیران و توسعه گران داشته باشد.
ضمانت
فروشنده باید خدمات دوره ضمانت را پس از فروش CMS به مشتریان ارائه نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
توافقنامه های نگهداری
فروشنده باید شرح برنامه های پشتیبانی شامل سطوح نگهداری و فرآیندهای ارتقاء سیستم را مشخص نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
منابع مورد نیاز
کلیه منابع از قبیل سخت افزار، نرم افزار و سیستم عامل مورد نیاز CMS باید ذکر شوند.
تواناییهای مورد نیاز
فهرستی از تواناییها و اطلاعاتی که درون سازمان شما نیاز است تا بتوان CMS مورد نظر را نگهداری و سفارشی سازی کرد نیز باید ذکر شوند.
هزینه ها
هزینه های مربوطه نظیر هزینه های ثابت CMS و نیز هزینه های متغیر به ازای هر کاربر (per-seat) باید ذکر شود. گزینه آخر بیشتر شامل سازمان های بزرگ می شود.
مقیاس پذیری
سطوح بارگذاری (حداکثر بارگذاری، حداکثر ترافیک سیستم و حداکثر تعداد کاربر در آن واحد) که توسط CMS قابل پشتیبانی بوده و نیز سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز جهت افزایش کارکرد سیستم باید ذکر شوند.
محدودیت های فناوری اطلاعات (IT)
سخت افزار و نرم افزار اساسی که CMS بدون وجود آنها فعالیت نمی کند نظیر سیستم عامل ها، بانک های اطلاعاتی یا سرورهای بخصوص مشخص شوند.
سایت های مرجع:
فروشنده باید فهرست تعدادی از سایت های مرجع که CMS در آنها با موفقیت نصب و راه اندازی شده است را ارائه نماید. این سایت ها باید با خصوصیات سازمان شما مطابقت داشته باشند.
در واقع طراح اولیه سایت یکبار سیستم CMS را طراحی میکند و تعدادی قالب آماده برای صفحات طراحی کرده و آن را روی سایت شما نصب میکند .و حال شما براحتی میتوانید صفحات دیگری را به آن کم یا اضافه یا ویرایش کنید .
اگر بخواهیم ساده صحبت کنیم می توانیم بگوییم که یک سامانه مدیریت محتویات ، سامانه ای است که محتویات را مدیریت می کند.گرچه دقیقاْ این عملکردی است که از معنای ظاهری آن برداشت می شود ولی همین موضوع باعث ایجاد سوء تفاهمات زیادی برای خریداران چنین سیستم هایی شده است.
مفهوم و نقش این سامانه ها در تلقی و برداشت هایی که به سادگی از نام آن صورت می گیرد به اندازه ای آن را مبهم کرده است که عرصه برای محصولات مختلفی که هر یک خود را یک سیستم مدیریت محتویات می نامند باز شده است.
برای آنکه کاملاْ متوجه شویم که کاری که یک سامانه مدیریت محتویات انجام می دهد چیست.باید ابتدا منظور خود را از "محتویات" تعریف کنیم و بدانیم از مدیریتی که این نوع سامانه ها انجام می دهند چه چیزی عایدمان می شود و در نهایت اینکه برداشت ما از واژه سامانه چیست.
زمانی که محتویاتی را که می خواهید مدیریت کنید بشناسید می توانید از میان هزاران محصول گزینه مورد نظر خود را پیدا کنید و فریب تبلیغات فروشندگان را نخورید.
** بخش اول
محتویات چیست؟
محتویات در اصل هر واحد از اطلاعاتی است که به صورت دیجیتال عرضه شود که می تواند متن،عکس، گرافیک،فیلم ، صوت، سند یا هر چیز مشابه دیگری باشد.به عبارت دیگر هر چیزی که به صورت الکترونیکی قابل مدیریت باشد.
مدیریت محتویات چیست؟
مدیریت محتویات در واقع مدیریت مؤثر محتویاتی است که در بالا توضیح داده شد که در واقع با تکیه بر قوانین، پردازش ها و یا روند ها و پروسه های کاری صورت بگیرد و در نهایت انباره الکترونیکی محتویات کاملاْ مدیریت شده به نظر برسد.
سامانه مدیریت محتویات چیست؟
سامانه یا سیستم به تنهایی می تواند به عنوان ابزار یا مجموعه ای از ابزار ها تعریف شود که به صورت مؤثر و کارآمد بر مبنای مدیریت اجزا ، تولید خروجی مورد نظر را تسهیل می کند.
با ترکیب سه مورد بالا می توانیم بگوییم :
سامانه مدیریت محتویات ابزاری است که قابلیت ایجاد ، ویرایش ، مدیریت و در نهایت ارسال و انتشار (publish) محتویات را در ساختار های مختلف (مانند متن،عکس، گرافیک،فیلم ، صوت، سند و ...) برای گروه های مختلف متخصص و غیر متخصص فراهم می کند، بطوریکه محتویات الکترونیکی تحت فشار مجموعه ای از قوانین، پردازش ها و پروسه های کاری اعتبار و ساختاری منسجم پیدا کنند.
سامانه مدیریت محتویات عموماْ از دو عنصر تشکیل شده است :
* ابتدا نرم افزار مدیریت محتویات (CMA)
* سپس نرم افزار تحویل محتویات (CDA)
نرم افزار مدیریت محتویات (CMA) به سامانه یا به نویسنده ای که HTML نمی داند این اجازه را می دهد تا محتویات را بدون داشتن تخصص در طراحی سایت ، ایجاد ، اصلاح ، یا حذف کند و نرم افزار تحویل محتویات (CDA) ، این داده ها را ترجمه و تبدیل می کند و از آنها برای به روز رسانی سایت استفاده می کند.
قابلیت هایی که توسط سامانه های مدیریت محتویات ارائه می شوند مختلف اند، اما اکثر آنها قابلیت های انتشار - بر مبنای صفحه کنترل مبتنی بر وب (Web-based publishing ) - ، مدیریت ساختار، کنترل بر تجدید نظر ، فهرست سازی ،جستجو و بازیابی را شامل می شوند.
قابلیت ارسال تحت وب به افراد این اجازه را می دهد تا از الگو ها یا مجموعه ای از الگو های مورد توافق سازمان مانند دستیار ها (Wizards) و دیگر ابزارها برای ایجاد یا اصلاح محتویات استفاده کنند.
قابلیت مدیریت ساختار این اجازه را می دهد تا اسناد الکترونیکی و اسناد کاغذی اسکن شده بتوانند ساختار HTML یا اسناد قابل انتقال (PDF) را به خود بگیرند.
قابلیت کنترل بر تجدید نظر این امکان را برای محتویات ایجاد می کند تا با جدیدترین ویرایش به روز رسانی یا جایگزین ویرایش قبلی شوند. همچین این قابلیت می تواند تغییراتی را نیز که تا به حال بر روی محتویات صورت گرفته ردیابی کند.
قابلیت های دیگر فهرست سازی ،جستجو و بازیابی هستند. یک سامانه مدیریت محتویات تمامی داده ها را در سازمان فهرست می کند.سپس افراد می توانند برای جستجوی موضوع مورد نظر خود از کلید واژه ها استفاده کنند و سامانه مدیریت محتویات می تواند محتویات فهرست شده را بازیابی کند.
یک سامانه مدیریت محتویات همچنین ممکن است ابزار هایی را برای بازاریابی یک به یک (One-to-one Marketing) فراهم کند. این روش بازاریابی قابلیتی است که به وسیله آن سایت می تواند محتویات و تبلیغات خاص هر کاربر را به وی ارائه دهد این کار با توجه به اطلاعات در یافتی از کاربران در زمان عضویت صورت می گیرد.همچنین این اطلاعات با توجه به رفتار کاربر بر روی سایت و الگوی استفاده وی از صفحات و امکانات سایت قابل جمع آوری خواهد بود.
قبل از سرمایه گذاری سازمان بر روی یک سامانه مدیریت محتویات دو عامل باید مورد توجه قرار گیرد.اندازه و پراکندگی سازمان .مخصوصاْ زمانی که واحد های سازمان در کشور های مختلف گسترده اند این موضوع بسیار حائز اهمیت است.برای این سازمان ها انتقال به روی پورتال سخت تر است. ثانیاْ تنوع و گوناگونی ساختار های داده مورد استفاده در سازمان باید مورد توجه قرار بگیرد.اگر گوناگونی اسناد سازمان زیاد باشد و به طور مثال انواع گوناگونی از گرافیک، عکس، صوت و متن را شامل شود مدیریت محتویات مشکل تر خواهد بود.
چرا شما یک CMS لازم دارید ؟
اگر سایت شما هر چند وقت یکبار (مثلا هر دو هفته) به روز میشود میتوانید بجای اینکه هر بار به یک شرکت طراحی وب مراجعه کنید ، خودتان با نصب یکی از این برنامه های مدیریت محتوا ، تغییراتتان را روی سایت اعمال کنید .
اگر شما سایت خود را اصلا بروز نمیکنید ، باید کم کم به فکر بیافتید ، چون بیننده های شما وقتی همیشه با یک صفحه همیشگی روبرو شوند کم کم شما را فراموش میکنند ، چون چیز جدیدی برای عرضه ندارید .
یک CMS چه امکاناتی دارد ؟
طیف وسیعی از امکانات . اکثر CMS ها در ورژن های مختلف و با قابلیت های مختلف به بازار عرضه میشوند . البته قابلیت بروز کردن اطلاعات در همه مشترک است اما قابلیت های ویژه دیگری دارند که با قیمت های مختلف بشما پیشنهاد میدهند . از جمله:
1- مدیریت اطلاعات فرستاده شده توسط کاربران و تایید اطلاعات
2- چند زبانه بودن
3- ایجاد نقشه سایت داینامیک
4- امکان ایجاد تجارت الکترونیک یا فروشگاه مجازی
5- ایجاد فرم برای دریافت اطلاعات کاربران
6- بهینه سازی تصاویر آپلود شده
7- ایجاد و بروز کردن متا تگ ها
8- امکان جستجو در مطالب سایت
9- امنیت بیشتر
10- گزارش آمار بازدید از صفحات
11- و ....
استفاده از CMS بجای روش قدیمی صفحات ثابت از لحاظ تجاری و اقتصادی مزایای بسیار زیادی دارد از جمله:
صرفه‌جویی در زمان برای ایجاد و بروزرسانی صفحات وب
سازگاری و استحکام بیشتر
راهبری (navigation) پیشرفته
انعطاف‌پذیری بیشتر
کنترل نامتمرکز سایت
امنیت بالاتر وب‌سایت
کاهش ورود اطلاعات تکراری
کاهش چشمگیر هزینه‌های نگهداری
در زیر برخی قابلیتهایی که برای یک CMS لازم است و حتما قبل از اتخاذ تصمیم نهایی برای استفاده از آن باید در نظر گرفته شود آمده است:
چه سرویس ها و خدماتی ارائه میکند. مثلا برای تهیه backup مرتب از مطالب.
محدودیتهای سخت‌افزاری و شبکه.
سیستمهای عاملی که CMS با آنها سازگار است.
از چه web-server هایی پشتیبانی میکند؟
CMS از چه مرورگرهایی پشتیبانی میکند؟
امکان ورود و خروج اطلاعات از سیستم به برنامه دیگر چگونه است؟
راهنما و document های ارائه شده چقدر نیاز شما را برای تماس با بخش پشتیبانی کاهش می‌دهد؟
آبا شرکت پشتیبانی 24 ساعته و موثر برای مشکلات احتمالی دارد؟
آیا قابلیت جستجوی مطالب برای بازدیدکننده وجود دارد؟
چه مهارتهایی برای operator الزامی است تا بتواند سایت را مدیریت کند؟
آیا امکان گسترش قابلیتهای نرم‌افزار وجود دارد؟
چه تضمینی برای امنیت مطالب شما روی سایت ارائه میشود؟
آیا نرم‌افزار کاملا تحت وب است و قابلیت کنترل غیر متمرکز را دارد؟
امکان تغییر واسط کاربری با طرح گرافیکی به راحتی وجود دارد؟
آیا امکان ثبت سوابق وب دارد؟
چرا انواع مختلفی از سامانه های مدیریت محتویات موجود است؟
اگر هر ذره ای از اطلاعات که به صورت دیجیتال در سازمان ذخیره شده باشد را بتوان محتویات نامید ، آنگاه هر نرم افزاری مانند"ابزار های مدیریت دارایی" می تواند یک سامانه مدیریت محتویات نامیده شود. درست همانطور که یک "سامانه مدیریت اسناد" می تواند سامانه مدیریت محتویات باشد ، و یا همینطور ابزار های مدیریت محتویات وب نیز یک CMS خواهند بود.
متاسفانه هر فروشنده ای مدیریت محتویات را از زاویه محصول خود می بیند، این موضوع را به همراه این واقعیت در نظر داشته باشید که در آنچه که از آن به عنوان "مدیریت محتویات سازمان" نام برده می شود، راه حل ها نبایستی تنها برای مدیریت یک نوع از محتویات تعبیه شده باشند. بنابر این، این محصولات تنها از محتویات در یک قالب مثل دارایی های الکترونیکی ،اسناد، مدیریت محتویات وب و ... نگهداری می کنند.
حال اگر فروشندگانی که دامنه مدیریت محتویات را در محصولاتشان بیشتر کرده اند و چند نوع مختلف از محتویات را پشتیبانی می کنند را نیز به این معادله بیافزاییم، (که البته در حقیقت این کار را هم درست انجام نمی دهند وحتی آب را بیشتر گل آلود می کنند)، آنگاه احتمالاْ خودتان را به خاطر انواع سوء تفاهماتی که درگیر آن بودید سرزنش نمی کنید.
CMS های اطلاعاتی:
این سیستم ها معمولا کار طراحی صفحات سایت را انجام نمیدهند . بلکه کارشان مدیریت اطلاعات یک سایت است . امکاناتی که این سیستم ها دارند تقریبا بشرح زیر است :
1- امکان فرستادن اطلاعات به سایت توسط چند کاربر
2- آرشیو بندی اتوماتیک اطلاعات بر اساس تاریخ و موضوع
3- ایجاد امکان جستجو در اطلاعات قبلی
4- ایجاد لینک دائم برای هر مطلب و متا تگ برای آن
5- و امکانات جانبی دیگر مثلا ایجاد یک صفحه بعنوان لینکستان و ...
** بخش دوم :
در این بخش به جزئیات و ویژگی های مهم و کلیدی سیستم های مدیریت محتوا میپردازیم. این ملزمات به 5 شاخه کلی تقسیم بندی شده اند که به شرح تفصیلی آنها می پردازیم:
1- ایجاد محتوا
2- مدیریت محتوا
3- انتشار
4- نمایش
5- قرارداد و داد و ستد
1- ایجاد محتوا: قابلیتی است که مؤلفین آثار (نویسندگان محتوا) برای استفاده از CMS به آن نیازمندند.
ملزومات این بخش عبارتند از:
محیط تألیف یکپارچه
سیستم مدیریت محتوا باید محیط قدرتمند و یکپارچه ای را برای مؤلفین آثار فراهم آورد. بدین ترتیب مؤلفین می توانند از امکانات گسترده جهت ایجاد محتوا در CMS استفاده نمایند.
جداسازی محتوا و محیط نمایش آن
ایجاد فرمت های مختلف نشر بدون جداسازی محتوا و محیط نمایش آن امکان پذیر نمی باشد. تألیف باید بر مبنای شیوه ها به گونه ای بوده که قالب نوشته ها در هنگام انتشار بر روی محتوا پیاده سازی گردد.
تألیف چند کاربری (Multi-user)
CMS شمال چندین مؤلف می باشد. امکاناتی نظیر قفل رکورد ها (Record Locking) موجب پیشگیری از برخورد و تداخل تغییرات در محتوا بهنگام ویرایش محتوا می گردد.
تک منبع کردن (استفاده مجدد از محتوا)
یک صفحه و یا حتی یک پاراگراف ممکن است بارها در متون مختلف استفاده شده و یا به گروه های مختلف کاربری نمایش داده شود.
این یکی از ملزومات نمایش محتوا در سکو های مختلف نظیر اینترانت و اینترنت از یک منبع واحد می باشد.
ایجاد Metadata
قرار دادن Metadata (ایجاد کننده، موضوع، کلمات کلیدی و ...) بهنگام مدیریت یک منبع اطلاعات بزرگ امری حیاتی است.
لینک سازی قدرتمند
مؤلفین لینک ها (پیوند های) متعددی را بین صفحات مختلف ایجاد می نمایند که این پیوند ها باید در برابر بازسازی و گسترش ساختار سیستم پایدار باشد.
تألیف غیر فنی
مؤلفین نباید برای ایجاد محتوا به دانستن HTML یا اطلاعات فنی نیاز داشته باشند.
استفاده آسان - راندمان بالا
یک CMS موفق، سیستمی است که ایجاد، سازماندهی و مدیریت محتوا در آن آسان باشد.
2- مدیریت محتوا: هسته اکثر سیستم های مدیریت محتوا یک انبار مرکزی اطلاعات است که توسط ابزار متعددی جهت ویرایش محتوا پشتیبانی می گردد.
ملزومات این بخش عبارتند از:
کنترل نسخه (Version) و آرشیو محتوا
کنترل اکید نسخه محتوا برای ایجاد اعتبار قانونی، تهیه نسخه های پشتیبانی و بازیافت اطلاعات الزامی است. رابطی ساده اما قدرمتند جهت ارائه چنین امکاناتی مورد نیاز می باشد.
بهبود جریان محتوا بین کاربران (Workflow)
ایجاد محتوای نامتمرکز وابستگی شدید به یک مدل قدرتمند "بهبود جریان انتقال محتوا از یک کاربر به کاربر دیگر" دارد که به راحتی سفارشی سازی شده و در برابر تغییرات درون سازمانی انعطاف پذیر باشد.
-- نیازهای مؤلفین خو را درک کنید، چراکه آنها هستند که عمده کارهای سخت را انجام می دهند.
امنیت
سطوح امنیتی مناسب و متعدد و بازرسی های دنباله دار (فرآیندهای قابل پیگیری بعد از انتشار یا ایجاد تغییرات) جهت حفاظت از یکپارچگی محتوا مورد نیاز است.
قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
یک سیستم مدیریت محتوا عموماً تنها یکی از سیستم هایی است که جهت نمایش اطلاعات بر روی اینترانت یا سایت اینترنتی استفاده می گردد.
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی تنها زمانی می تواند موفق باشد که قابلیت یکپارچه سازی کامل و شفاف با دیگر سیستم های سازمانی را داشته باشد.
مکانیزم های حصول این شرایط بطور شفاف مستند سازی شده و بر پایه استاندارد های معتبر صنعت بنا نهاده شده باشد.
گزارشگیری
یک CMS باید گستره وسیعی از گزارش ها را برای مدیران و کاربران ارائه نماید. در حالت ایده آل یک سیستم مدیریت محتوا باید کلیه وقایع را به محض وقوع گزارش دهد.
-- یک CMS با گسترش سازمانی در صورت عدم اطلاع و دخالت کلیه سهامداران از ابتدای امر حتماً متوقف خواهد شد.
3 و 4 - انتشار و نمایش: موتور نشر CMS، محتوای ذخیره شده در انبار مرکزی اطلاعات را بازیابی کرده و صفحات نهایی را جهت نمایش تولید می نماید.
ملزومات این بخشها عبارتند از:
Stylesheets یا صفحات قالب بندی
ظاهر نمایش توسط صفحات قالب بندی کنترل می گردد. استفاده از این نوع صفحات قابلیت توسعه و انعطاف پذیری ایجاد می نماید.
قالب صفحات
آرایش کلی صفحات از طریق قالب ها تعیین می گردد. بطور ایده آل یک رابط غیر فنی برای طراحی و مدیریت قالب ها باید ایجاد شود.
توسعه پذیری
درج "ریزکدها" (Snippets) یا معادل آنها جهت ایجاد کارکرد های اضافی باید کار ساده ای باشد. CMS باید فرآیند "بهبود پیوسته" (Continual Improvement) را در طراحی رابط ها پشتیبانی کند.
پشتیبانی از فرمت های متعدد
CMS باید محتوا را به فرمت های متعدد نظیر HTML، نسخه چاپی، PDF و WAP (فرمت پشتیبانی شده توسط دستگاه هایی نظیر PDA و تلفن های همراه) منتشر کند و نیز قابلیت افزودن فرمت های جدید با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم را داشته باشد.
شخصی سازی
بسته به سطح دسترسی کاربران و یا Metadata محتوا، اطلاعات متفاوتی نمایش داده می شود. البته این بخش بیشتر در مورد پورتال های بزرگ سازگار است.
آمار استفاده
CMS باید آمار جامعی از مراجعات نظیر صفحات محبوب، مراجعات روزمره و استفاده از جستجو را جمع آوری نموده و نمایش دهد.
این اطلاعات میزان موفقیت سایت را مشخص نموده و موضوعات و چگونگی استفاده از سایت را شناسایی می نماید.
قابلیت دسترسی
CMS باید از استانداردهایی نظیر WAI مخفف W3C Web Accessibility Initiative پیروی کند.
پشتیبانی مرورگرها
صفحات باید بطور صحیح در تمامی مرورگرهای وب نظیر Internet Explorer, Firefox, Netscape, Opera و ... نمایش داده شوند.
نیز باید مشخص شود که CMS با کدام نسخه های مرورگرها سازگاری کامل دارد.
کارکرد محدود (سمت کاربر)
ممکن است بخواهید تکنولوژی های سمت کاربر نظیر Java, JavaScript, Flash و غیره را که برای نمایش سایت مورد نیاز هستند را محدود کنید. توجه این امر در مورد یک سایت نسبت به یک ایرنترانت از اهمیت بالاتری برخوردار است.
سرعت
حجم صفحه باید طوری تنظیم شود که زمان بارگذاری آن برای کاربر قابل قبول باشد، به عبارتی زمان انتظار طوری باشد که کاربر خسته نشود.
HTML معتبر
کلیه صفحات باید با جدیدترین مشخصات و استاندارد های HTML سازگاری داشته باشند. این امر موجب می گردد تا بیشترین سازگاری نمایش در بین مرورگرهای وب حاصل گردد.
ناوبری مؤثر
CMS باید شرایط پایدار و فراگیر جهت ناوبری آسان سیستم برای کاربران فراهم آورد.
داده های نمادین (Metadata)
کلیه صفحات باید جهت جستجو و فهرست سازی مؤثر دارای Metadata کافی باشند. درج Metadata نیز باید بر پایه استاندارد هایی نظیر Dublin Core صورت پذیرد.
نکته: علاوه بر هزینه مالی، بهای یک CMS شامل تواناییها و منابع نیروی انسانی و زمان مورد نیاز در سازمان شما می باشد.
5- قرارداد و داد و ستد: ملزومات مدیریت پروژه و داد و ستد نیز باید توسط CMS برآورده شوند.
ملزومات کلیدی این بخش عباتند از:
آموزش
فروشنده باید لیستی از کلیه آموزش های موجود و خدمات آموزشی خود در خصوص CMS را ارائه کند.
مستندات
CMS باید مستندات کامل در سطوح کاربران، مدیران و توسعه گران داشته باشد.
ضمانت
فروشنده باید خدمات دوره ضمانت را پس از فروش CMS به مشتریان ارائه نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
توافقنامه های نگهداری
فروشنده باید شرح برنامه های پشتیبانی شامل سطوح نگهداری و فرآیندهای ارتقاء سیستم را مشخص نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
منابع مورد نیاز
کلیه منابع از قبیل سخت افزار، نرم افزار و سیستم عامل مورد نیاز CMS باید ذکر شوند.
تواناییهای مورد نیاز
فهرستی از تواناییها و اطلاعاتی که درون سازمان شما نیاز است تا بتوان CMS مورد نظر را نگهداری و سفارشی سازی کرد نیز باید ذکر شوند.
هزینه ها
هزینه های مربوطه نظیر هزینه های ثابت CMS و نیز هزینه های متغیر به ازای هر کاربر (per-seat) باید ذکر شود. گزینه آخر بیشتر شامل سازمان های بزرگ می شود.
مقیاس پذیری
سطوح بارگذاری (حداکثر بارگذاری، حداکثر ترافیک سیستم و حداکثر تعداد کاربر در آن واحد) که توسط CMS قابل پشتیبانی بوده و نیز سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز جهت افزایش کارکرد سیستم باید ذکر شوند.
محدودیت های فناوری اطلاعات (IT)
سخت افزار و نرم افزار اساسی که CMS بدون وجود آنها فعالیت نمی کند نظیر سیستم عامل ها، بانک های اطلاعاتی یا سرورهای بخصوص مشخص شوند.
سایت های مرجع:
فروشنده باید فهرست تعدادی از سایت های مرجع که CMS در آنها با موفقیت نصب و راه اندازی شده است را ارائه نماید. این سایت ها باید با خصوصیات سازمان شما مطابقت داشته باشند.
اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید لطفا ابتدا وارد شوید، در غیر این صورت می توانید ثبت نام کنید.